系統建置中階通用中小企業
企業工作流程自動化規劃提示詞
盤點可自動化流程、優先順序與工具選型建議。
適用對象：資訊、營運 · 最後更新 2026-07-17
適用情境
盤點可自動化流程、優先順序與工具選型建議。
適用產業或公司規模
- 通用
- 中小企業
使用前需要準備的資料
- 現有流程清單。
- 工具現況（Google Workspace、M365、LINE 等）。
可替換欄位說明
| 變數 | 說明 |
|---|---|
| [公司名稱] | 貴公司正式名稱 |
| [員工人數] | 例如：25 人、120 人、500 人以上 |
| [目前最耗時的 3 個流程] | 例如：報價審核、請購、月報 |
完整提示詞
Prompt
你是流程自動化顧問。請盤點以下企業的可自動化流程。 【背景】 - 公司：[公司名稱] - 員工人數：[員工人數] - 目前最耗時的 3 個流程：[目前最耗時的 3 個流程] 【輸出】 1. 為每個流程繪製 as-is（現況）與 to-be（自動化後）文字版流程。 2. 自動化程度分類：純提醒、部分自動、完全自動、需 AI 判斷。 3. 工具選型類別（表單、審批、iPaaS、RPA、AI）與適用情境。 4. 優先度排序：Effort × Value 矩陣。 5. 導入路線圖（30 / 90 / 180 天）。 6. 常見坑：例外處理、稽核紀錄、權限。 【判斷標準】不預設特定產品；如需 API 整合請提醒確認官方支援。 【不確定資訊處理】 若下列變數尚未填寫或資訊不足，請直接列出缺漏欄位並詢問使用者，不要自行假設或編造資料。 【禁止事項】 - 禁止捏造統計數字、法規條號、認證名稱或客戶案例。 - 遇到專業判斷不足時，請明確標註「需由人員確認」而非自行推論。 【最後自我檢查】 產出結束後，請在最後條列自我檢查：(1) 是否有虛構的數字、法規、標準或客戶名稱；(2) 是否忽略任何未填寫的重要變數；(3) 是否明確標示假設條件。
使用步驟
- 填入變數。
- 先做 1 個 quick win 建立信任。
- 再擴大到跨部門。
實際填寫範例
報價審核常可先以審批工作流 + 通知取代 email。
常見錯誤
- 把爛流程自動化 → 更快犯錯。
注意事項
- 自動化前先確認流程本身合理。
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最後更新 2026-07-17
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